Estats d'elaboració dels documents electrònics
L'article 27 de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, de Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, regula la validesa i eficàcia de les còpies autèntiques efectuades per les administracions públiques. Quan parlem dels estats d'elaboració dels documents electrònics i les metadades ens referim a la necessitat de completar la informació d'un document electrònic per a la posteritat i per a la seva recuperació. Així, en el moment de generar i/o capturar un document en un expedient electrònic cal especificar l'estat en què es troba l'elaboració del document en qüestió.
- Esborrany (en un entorn electrònic s'ha d'interpretar com les diferents versions prèvies a la versió definitiva validada).
- Original (és un document definitiu, que es remunta al seu autor i ha estat validat per aquest; és eficaç per ell mateix).
- Còpia (és un nou document, reproducció de l'original, i amb diferents graus de perfecció relacionats amb la seva finalitat i amb la seva aproximació a l'original).
En relació a la gestió dels documents electrònics i d'acord amb la Norma Tècnica d'Interoperabilitat per a procediments de copiat autèntic i conversió entre documents electrònics, es poden definir tres nivells de perfecció dels documents:
- Còpia electrònica autèntica amb canvi de format (tant l'original com el nou document tenen naturalesa electrònica i, a més a més, per l'obtenció de la còpia es requereix un canvi de format).
- Còpia electrònica autèntica de document original en suport paper (còpia autèntica obtinguda a partir d'un document original en paper i mitjançant un procés de digitalització).
- Còpia electrònica parcial autèntica (tant el document d'origen com la còpia generada tenen naturalesa electrònica, però el seu contingut, per motius de confidencialitat, representa només parcialment el document original)
Finalment, podem parlar de:
- Còpia de paper autèntica de documents públics administratius electrònics (l'original és un document electrònic i la còpia es manifesta en suport paper).