Què fer amb els documents erronis que es troben dins la carpeta de l'expedient?
Per evitar sobrecàrrega de documents erronis, esborranys i/o de prova a les carpetes dels expedients electrònics, cal actuar de la següent manera:
- Els documents electrònics signats però erronis NO PODEN SER ELIMINATS DE LA CARPETA DE L'EXPEDIENT. Per tal de resoldre la problemàtica d'esbrinar si aquests són correctes o no cal afegir al final del nom del document signat erroni la cueta de cancelat (sense caràcters estranys i en minúscula). Exemple:
RESOL_GERcancellada_EXP20201280
Aquests documents (normalment acords, resolucions i decrets) erronis però signats cal que siguin cancel·lats des del mòduls d'Acords i resolucions del gestor d'expedients per tal que la seva numeració dins del llibre anual quedi anul·lada.
Si es tracta d'una proposta també cal dirigir-se al mateix mòdul i a la secció de propostes per afegir el motiu pel qual aquest document no és correcte en el camp Observacions.
- Els documents electrònics que no estiguin signats i siguin esborranys, proves, generats en blanc, etcètera, i que els mateixos usuaris quan estan treballant des del gestor se n'adonen, se'ls ha d'afegir al final del nom del document la cueta de novalid per tal que puguin ser eliminats (prèvia revisió) des del gestor documental. Exemple:
INF_TEC_RRHHnovalid_EXP20200254